Деловое общение: принципы и особенности

Деловое общение: принципы и особенности

Деловое общение – это коммуникативный процесс в различных деловых сферах, в результате которого между его участниками происходит передача информации, деятельности и опыта с целью поиска решения определённых вопросов и достижения необходимых результатов.

Определение

Деловое общение, в отличие от бытового, характеризуется именно поставленными задачами и поиском их решения. Такое понятие обладает специфической характеристикой и признаками.

  • Деловое общение является не отдельным процессом, а частью совместного взаимодействия между людьми. Таким образом, оно организовывает эту самую деятельность.
  • Содержание беседы определяется предметом общения. Субъекты могут создавать какие-то услуги (например, рекламные или экономические); обсуждать важную проблему (политическую, научную и другую); производить тот или иной товар, разрабатывать проекты, составлять планы будущей работы, делиться опытом.
  • При деловом общении субъекты (подчинённые и начальники) оказывают друг на друга влияние с помощью различных типов (убеждение, внушение и другие).
  • Это общение основывается на наборе знаний и способностей его участников. В процессе беседы происходит не только приобретение, но и развитие этих знаний. Таким образом, именно благодаря деловому взаимодействию повышается профессиональная компетентность каждого сотрудника.
  • Деловое взаимодействие определяется моральными нормами, деловыми традициями учреждения, статусными рамками и кодексом.

Под кодексом в данной сфере понимаются правила, включающие в себя несколько принципов.

  • Кооперативность, то есть внесение необходимого вклада каждого сотрудника.
  • Информационная достаточность. Не нужно отмалчиваться, но и не следует затягивать монолог.
  • Информационная качественность, которая подразумевает честность.
  • Целесообразность. Главное – придерживаться заданного направления разговора, не отклоняясь от него.
  • Убедительность доводов.
  • Вежливость. Отсутствие пренебрежительного тона и саркастических замечаний в адрес других сотрудников.
  • Умение выслушать и понять мысли собеседника, с учётом его индивидуальных особенностей. Это необходимо для того, чтобы предупредить возможную конфликтную ситуацию.
  • Способность чётко и лаконично излагать свои мысли. У каждого участника делового общения должна быть выработана правильная речь, которая поможет с помощью интонаций грамотно расставить акценты.
  • Умение принимать критику и устранять рабочие недостатки.

Важно правильно установить вид общения, чтобы добиться более высокого результата. Данные нормы должны быть согласованы между всеми субъектами для последующего их соблюдения.

Специфика

Какова основная задача?

Деловое общение существует с целью организации плодотворных отношений между сотрудниками и управления этой совместной деятельностью.

Данный вид общения призван выполнять три функции:

  • коммуникативную, которая заключается в том, что участники беседы обмениваются между собой информацией;
  • интерактивную, где, помимо информационных обменов, происходит также обмен действием;
  • перцептивную, при которой участники познают друг друга и приходят к согласию.

Процесс делового общения базируется на принципах, которые являются основами успешного сотрудничества.

  • Принцип межличностности. Несмотря на то, что общение в деловой сфере направлено, прежде всего, на решение определённых задач, оно так или иначе является межличностным контактом между людьми. Личные качества каждого сотрудника, отношение работников друг к другу неразрывно связано с их совместной деятельностью.
  • Принцип целенаправленности. Деловое общение всегда имеет конечную цель. Но вместе с открытой целью (найти решение задачи) могут быть и личные цели каждого участника беседы. Например, сотрудник читает доклад на заданную тему, но также желает «блеснуть интеллектом и красноречием» перед коллегами.
  • Принцип непрерывности. Деловые контакты в ходе совместной деятельности происходят непрерывно. Информация от одного сотрудника другому передаётся даже невербально, любые поведенческие элементы значимы. Даже молчание говорит о многом. Важно следить за реакцией участников беседы, чтобы считывать как явные, так и скрытые сообщения.
  • Принцип многомерности. При деловом общении происходит не только информационный обмен, но и регулирование отношений. Эмоциональные реакции на собеседника могут быть как позитивные, так и негативные.

Если кто-то вскользь скажет «рад вас видеть», при этом не будет смотреть собеседнику в глаза, и на лице будет выражена лишь беспристрастность, то данный жест можно рассматривать лишь как следование правилу делового этикета, не больше.

Существуют принципы, которые носят нравственный характер и являются неотъемлемой частью делового общения.

  • Принцип порядочности. Каждый человек должен действовать согласно своим убеждением, иначе это будет выглядеть лицемерно. В деловой сфере важно выполнять данные обещания, помогать коллегам, не бросая их в затруднительном положении.
  • Принцип ответственности. Каждый сотрудник должен осознавать возложенные на него обязанности и уметь справляться с ними, не подводя ни руководителя, ни коллег, ни организацию в целом.
  • Принцип справедливости. Особенно он важен для руководителя. Нельзя быть предвзятым по отношению к каким-либо сотрудникам и на основе этого формировать мнение об их работе. Такая оценка априори необъективна. Важно выслушать и принять любую другую позицию. Это говорит, прежде всего, об уважении ко всем деловым партнёрам.

Национальные черты

В каждой стране существуют свои особенности этикета, которые зависят от менталитета народа. Конечно, есть нормы, которые являются универсальными для всех стран, например, рукопожатие при деловой встрече и при успешном проведении переговоров. А вот обращение к малознакомым людям или к руководителю по имени отчеству характерно только для России. У русского народа представлены своеобразные черты делового этикета.

  • В России ценят пунктуальных людей, поэтому задержка одного из партнёров на переговоры даже на пять минут может сорвать намечавшуюся сделку. Ведь опоздание расценивается как неуважение, тем более, когда речь идёт о делах. Данное правило чётко прослеживается во фразеологизме «время – деньги», которое говорит о том, как российские бизнесмены ценят каждую минуту.
  • Деловой этикет распространяется и на одежду. В серьёзной компании существуют высокие требования к внешнему виду: он должен быть строгий (недопустимы короткие юбки или платья, а также туфли на высоком каблуке).

Этим российский деловой этикет отличается, например, от американского, где сотрудник может сочетать строгий костюм с кроссовками. В России же никакая другая обувь, кроме ботинок, неприемлема на работе. И ботинки при этом должны быть обязательно начищены.

  • Деловые отношения в России невозможны без соблюдений правил речевого этикета. Особенно это касается умения слушать. Выслушать полагается своего оппонента, и только потом высказаться самому. При чтении даже самого скучного доклада кем-то из сотрудников нужно обязательно изображать заинтересованный вид, иначе невнимательность будет расцениваться другими, как неуважение к коллеге.
  • В российской деловой сфере очень серьёзно относятся к сохранению коммерческих тайн. Если кто-то из сотрудников «сольёт» тот или иной секрет своей организации, его репутация будет непоправимо испорчена. Разглашение тайн грозит увольнением.
  • Если в России предстоят деловые переговоры с важной делегацией, то к её приезду все сотрудники готовятся основательно. Завершается деловая встреча фуршетом, который свидетельствует о гостеприимстве русского народа. И широта приёма напрямую зависит от важности гостей.
  • Субординация – это важное правило делового этикета в России. Между начальником и подчинённым стоит строгая грань, которая не терпит никакой фамильярности. Руководитель не должен отпускать никаких шуток относительно своих рабочих, также как и сотрудники должны с уважением относиться к начальнику.
  • Женщины и мужчины работают в сфере бизнеса на равных, никаких привилегий тому или иному полу не полагается. То же самое касается и возрастных различий. Бывает так, что руководитель младше некоторых своих подчинённых, но это не значит, что они должны себя вести с ним неуважительно и пренебрежительно.

Таковы правила деловых отношений в России. Что касается других стран, то они имеют своеобразные и интересные особенности этикета, отличающиеся от тех, к которым привык русский народ.

  • В Америке, например, деловое общение проходит более свободно. При знакомстве сотрудники могут заговорить на отвлечённые темы, не касающиеся работы, при этом называя друг друга только по именам. Празднование успешной сделки может обернуться выездом на природу или на курорт.
  • Англичане не готовятся слишком основательно к предстоящим деловым переговорам, потому что считают, что только в живой беседе можно отыскать правильное решение. Этот народ сдержан в своём поведении, при этом дорожит своими титулами и званиями. Англичане не дарят друг другу подарки после деловых переговоров, а вот от совместного похода в ресторан не откажутся.
  • В Германии деловые отношения подчинены строгим канонам. Недопустимо обращение к оппонентам на «ты», а также опоздания. Что касается внешнего вида, то кроме костюма с галстуком, для мужчин другая форма одежды исключена. При этом нельзя даже расстегнуть пуговицу на воротнике рубашки. Немцы щепетильно относятся к подготовке к деловым переговорам. Они любят планировать каждый пункт беседы, при этом уделяя особое внимание документации. В контракте чётко прописаны пункты о нарушении тех или иных обязательств, а также последующие за этим штрафы.

Приглашение в гости от немецкого сотрудника говорит о его безграничном уважении. При этом нужно не забыть купить подарок для семьи (например, для жены и ребёнка), это является традицией в Германии.

  • Во Франции нет особенного пунктика касательно пунктуальности. Конечно, опозданий никто не любит, но французы относятся к ним лояльнее. При этом важно, кем по официальному статусу является опоздавший сотрудник. Если это вышестоящее лицо, то его непунктуальность не будет воспринята как личная обида или неуважение. При деловых переговорах французами ценится красивая манера речи и интересное изложение мыслей. Что касается подарков – они не возбраняются. Но желательно подарить что-то интеллектуальное, например, издание книги.
  • Итальянский народ достаточно темпераментный и привык открыто выражать свои чувства. Поэтому при знакомстве сотрудников активное и даже долгое рукопожатие не считается нарушением норм делового этикета. Сдержанность во время переговоров нехарактерна для итальянцев. Их отличает громкая речь и активная жестикуляция. А вот к внешнему виду требования строгие – одежда должна быть элегантной, причём не только на деловой встрече, но и в повседневной жизни.
  • Испанцы не считают опоздания дурным тоном. Деловые встречи у них длятся долгое время, иногда даже разговор может уйти в другое русло. Сотрудники часто приглашают друг друга в гости. Что касается подарков, то они допустимы.
  • Деловые отношения в Китае базируются на строгом соблюдении правил пунктуальности. При знакомстве партнёры кланяются друг другу или жмут руки. Подарки при встрече не только не возбраняются, но и считаются нормой. При этом преподнесение презента сопровождается оригинальным ритуалом – сначала сотрудник должен отказаться от подарка, но при настаивании коллеги всё же принять его. Что касается самих переговоров, то проходят они в дружной обстановке, но длиться они могут долго.
  • При знакомстве в Японии сотрудники низко кланяются друг другу (реже жмут руку). Нельзя при встрече трогать деловых партнёров за плечо или называть по имени. Пунктуальность – это незыблемое правило в Японии. Переговоры проходят сдержанно и «по существу». Японцы скупы на эмоции, но очень щепетильны при заключении сделки, поэтому всегда задают много вопросов.
  • Что касается Индии, то при знакомстве с мужчиной принято пожать ему руку, а женщине – поклониться со сложенными у груди руками. Опоздания на деловые встречи считается дурным тоном, поэтому в этом плане индийцы всегда пунктуальны. Сама встреча всегда проходит в дружеской атмосфере. Приглашения в гости являются распространёнными в Индии, они расцениваются как знак уважения.
  • В Турции большое внимание отводится внешнему виду деловых партнёров. В переговорах не исключены торги, поэтому изначально цены с требованиями могут быть завышены. При приглашении в гости у турок тоже соблюдаются правила, например, обязательно снимается обувь, перед тем как войти в дом. В подарок лучше преподнести что-то из сладостей или цветов.
  • Что касается восточных стран, то здесь не принято опаздывать на деловые встречи. Сами переговоры проходят живо и интенсивно, в поле зрения могут быть сразу несколько тем, важно следить за развитием мысли партнёров. Интересной особенностью является то, что запрокинутая нога на ногу при деловом общении считается неуважительной позой. Дарить мусульманам подарок не запрещено – лучше, чтобы это было какое-то изделие из серебра, оригинальная ручка или набор фарфоровой посуды.
  • Латиноамериканцы ценят пунктуальность и строгий внешний вид (костюм и галстук). При знакомстве они ограничиваются пожатием руки, а вот на следующей встрече можно обнять делового партнёра и даже поцеловать в щёку. Латиноамериканцам нравятся подарки, особенно в красивых упаковках.

Знание этих правил является необходимым, поскольку оно поможет при построении международных деловых отношений. Каждый из сотрудников должен относиться с уважением к разным формам коммуникации, которые приняты в культуре той или иной страны.

Этические нормы и приемы

Искусство делового общения подчинено этическим нормам. Их необходимо придерживаться и руководителю организации, и подчинённым.

Для начальника

Они состоят в следующем.

  • Важно, чтобы организация могла похвастаться сплочённым коллективом, что достигается благодаря усердию руководителя. Он должен создать комфортную обстановку для работников, и уважительно относится к каждому из них.
  • Важно своевременно помогать сотрудникам в выполнении тех или иных поручений. Если задание выполнено недобросовестно, не стоит сразу же критиковать подчинённого, делая акцент на его недостатках. Возможно, работник не до конца понял суть поручения. Следует разобраться в причинах.
  • При невыполнении поручения руководитель должен сделать соответствующее замечание сотруднику, это входит в рамки этичной нормы деловой коммуникации. При этом начальнику лучше высказаться в обстановке «один на один», чтобы достоинство работника не было ущемлено публично.
  • При критике нельзя «переходить на личности», иначе есть риск оскорбить подчинённого и спровоцировать конфликт. Критикуя, лучше использовать «бутербродный» метод, который заключается в том, что сначала проговаривается комплимент, затем замечание, затем вновь комплимент.
  • Руководителю важно быть справедливым – поощрять и вознаграждать работника за какую-либо заслугу не только материально, но и морально (например, публично похвалить или поставить в пример остальным).
  • Во избежание коммуникативных барьеров нужно доверять своему коллективу, и важно, чтобы коллектив доверял руководителю. Поэтому из делового взаимодействия следует исключить разного рода манипуляции и другие непорядочные формы воздействия на человека.
  • Начальник должен уметь ситуативно выбирать формы распоряжений. Например, приказы должны быть использованы в крайних ситуациях, а также для того или иного недобросовестного работника.

Просьбы – это более доверительные распорядительные формы. Здесь сотрудник имеет право на выражение своего мнения на поручение. Распоряжение может прозвучать в форме вопроса, который, в свою очередь, побудит кого-то из подчинённых заняться этим поручением.

Иногда руководитель ищет добровольца, чтобы отдать ему задание. Здесь уместно спросить, кто желает взять на себя это дело. Если никто из сотрудников не проявляет инициативу, то форма распоряжения меняется, например, на просьбу или приказ.

Для подчинённых

Выделяют следующие нормы.

  • В выражении своего мнения руководителю важна тактичность и вежливость. Исключено командование и навязывание своей позиции.
  • Руководитель должен быть в курсе всех радостных или неприятных коллективных событий, поэтому подчинённым стоит сообщать ему о них.
  • Подхалимов не любит никто, поэтому постоянное поддакивание шефу может быть расценено неправильно, и отношения с ним только испортятся. При этом не стоит пускаться в крайности и быть слишком категоричным. Вечные отказы не будут залогом хорошей репутации.
  • Если подчинённому потребовалась помощь и совет руководства, то обращаться за ним нужно непосредственно к своему начальнику, а не к вышестоящему лицу. Иначе есть риск выставить своего руководителя некомпетентным, что негативно скажется на его авторитете.
  • Если руководитель даёт ответственное поручение кому-то из своих подчинённых, то работник должен обговорить предоставляемую ему «свободу действий» и то, какими правами в данном случае он обладает.

Технология этического общения между коллегами

Нужно знать следующее.

  • Важно проявлять дружелюбие по отношению ко всем членам организации. Несмотря на конкуренцию, сотрудники являются одной общей командой.
  • В деловых отношениях неприемлемы нетактичные личные вопросы. Если у сотрудника появились проблемы, он может сам обратиться за советом, навязывать ему своё мнение нельзя.
  • В отношениях с коллегами не стоит притворяться тем, кем не являешься. Если беседа свернула в русло, в котором какой-либо из работников некомпетентен, бессмысленно пытаться блистать умом, есть риск выставить себя не в самом выгодном свете.
  • К коллегам необходимо обращаться по имени или имени и отчеству (зависит от возраста и степени знакомства с тем или иным работником).
  • При деловом общении с сотрудниками исключены всякая предвзятость и предрассудки. Поэтому не стоит слушать сплетни о коллегах и, тем более, не следует распространять их самому.
  • Выразить симпатию к тому или иному работнику можно с помощью невербальной коммуникации – взгляда, жеста. Достаточно лишь улыбнуться ему, не отводя глаз.
  • Неэтично пользоваться кем-то из сотрудников как средством достижения корыстной цели. Точно также нельзя «подставлять» работника, чтобы получить выгоду. Как известно, «рыть яму другому» – это всегда неправильное решение.
  • Если руководитель дал групповое задание, следует отделить собственные обязанности от обязанностей коллеги, чтобы они не пересекались между собой. Если сложно сделать это самим, то можно обратиться за помощью к начальнику.
  • Стоит осознавать свою ответственность за выполнение общего задания, а в случае неудачи не сваливать всю вину на коллег.

Виды и формы

Деловое общение делится на несколько видов, между которыми прослеживается соотношение.

  • Вербальное, то есть языковое взаимодействие. Общение происходит с помощью речи, шаблонных выражений, устойчивых конструкций, фразеологических оборотов, присущих деловой сфере.
  • Невербальное, то есть неязыковое взаимодействие. Коммуникация осуществляется с помощью жестов, поз, взглядов. Невербальные сигналы передают чувства и эмоции.

Различают несколько типов делового общения.

  • Беседа, когда сотрудники обмениваются между собой информацией и высказывают мнения по определённому вопросу или проблеме. Обычно беседа предшествует переговорам или является их частью. Это самая распространённая форма взаимодействия. Беседовать может руководитель с подчинёнными и коллеги. Для беседы не всегда требуется формальная обстановка.
  • Переговоры. Они проводятся с конкретной целью заключения той или иной сделки, контракта или соглашения между заинтересованными сторонами (это могут быть как партнёры, так и конкуренты). Для ведения переговоров не всегда необходима личная встреча, иногда можно ограничиться перепиской или телефонным звонком.
  • Спор. При данной форме устной коммуникации сталкиваются мнения относительно какого-либо вопроса. Это своеобразная борьба различных точек зрений и отстаивание своей позиции. Формами спора являются диспут, дискуссия, полемика и другие.
  • Совещание. Эта форма взаимодействия в коллективе направлена на обсуждение вопросов, в котором участвуют специалисты.
  • Публичное выступление. Как правило, это часть массового мероприятия, где выступающий представляет свой доклад на заданную тему. Для данной формы делового общения характерно ограничение по времени, а также важны ораторские навыки выступающего.
  • Переписка. Она включает в себя следующие документы: письмо, запрос, уведомление, извещение, сообщение по электронной почте, подтверждение и другие.

При той или иной форме делового общения (например, переговорах или совещании) могут использоваться различные коммуникативные средства, например, телефон, электронная почта или скайп. Это оперативные и доступные технологии, которые помогают сотрудникам удалённо заключать сделки и обсуждать важные вопросы. Но прибегая к данным средствам, нельзя забывать об особенностях этикета: быть вежливым и грамотным.

Если на международной деловой встрече присутствует переводчик, то общение с иностранным партнёром будет иметь свои особенности:

  • речь должна быть медленная, лучше, чтобы предложения были короткие;
  • следует исключить использование намёков, национальных шуток и выражений, сложных для перевода на другой язык;
  • в идеале переводчик должен быть в курсе о главных аспектах беседы ещё до её начала, чтобы ему было проще ориентироваться.

Как достигнуть определенного уровня доверительности?

Деловое межличностное общение пройдёт успешно при достижении доверия в ходе беседы. Повышению уровня доверительности способствуют несколько моментов.

  • Доброжелательное отношение. Напряжённая атмосфера в работе станет серьёзным барьером на пути установления доверительных отношений с деловым партнёром.
  • Компетентность собеседника в обсуждаемых вопросах. При плохом ориентировании в теме сотрудник может произвести неверное впечатление, при этом доверие теряется не только к нему, но и организации в целом. Важно уметь ответить на любые вопросы, чтобы у оппонентов не возникло никаких сомнений в сотрудничестве.
  • Правильная речь, чёткое изложение своих мыслей. Слова должны быть понятны, лучше говорить недвусмысленными фразами, которые могут быть истолкованы иначе, чем предполагалось.
  • Открытая демонстрация каждого намерения. Общение должно быть надёжным без каких-либо отвлекающих манёвров, иначе собеседники не будут доверять друг другу.

Во время деловой беседы стоит отказаться от негативных высказываний в адрес собеседника, а также умерить собственное самолюбие. При коммуникации можно отстаивать свои убеждения, но не забывать, что у другой стороны тоже есть своя позиция, которую нужно учитывать.

Владение навыками доверительного общения необходимы для успешных заключений сделок и формирования длительного сотрудничества между организациями.

Профилактика стрессов

При деловом общении не исключены стрессовые ситуации. С помощью стресса нервная система обороняется от раздражителей. Стресс может возникнуть в данной сфере из-за:

  • противоречивости требований;
  • непонимания своей ролевой причастности к общему делу (в чём именно заключается «моя роль» и «мой вклад»);
  • апатичности к деятельности (неинтересная работа – это источник хронического нервозного состояния);
  • внешних факторов, мешающий плодотворной работе (это может быть шум, холод и другие некомфортные условия, мешающие сосредоточиться);
  • большого объёма работы;
  • боязни ошибиться, испортить репутацию, оказаться менее полезным, чем все остальные сотрудники.

Стрессы обычно возникают из-за рабочего конфликта между участниками делового общения. Существует специальная тактика как для руководителя, так и для подчинённого. Она предназначена для того, чтобы предотвратить нервозные состояния, и при этом добиться эффективного результата.

Руководителю нужно:

  • стараться точно оценивать своих подчинённых, давать им задания, соразмерные по уровню сложности их способностям;
  • не раздражаться при отказе сотрудника выполнить то или иное задание, целесообразнее будет обсудить с ним причину отказа;
  • нужно чётко определять функции и полномочия каждого работника, чтобы предотвратить возможные конфликты;
  • не стоит забывать о компромиссах, извинениях, уступках. От иронии и сарказма в адрес подчинённых стоит отказаться;
  • не обязательно придерживаться одного и того же стиля руководства, он должен быть уместным, при этом следует учитывать особенности работников;
  • критика подчинённого должна быть конструктивная, ни в коем случае нельзя унижать его или подвергать сомнениям его личные качества;
  • нужно иметь доверительные отношения с работниками и поддерживать их инициативу. Существуют данные американского исследования, что подчинённые реже страдали заболеваниями, если чувствовали, что начальник поддерживает их при нервозных состояниях.

Важно давать сотрудникам эмоциональную разрядку, они должны отдыхать, снимая накопленный стресс.

Подчинённым нужно:

  • при недовольстве условиями труда и заработной платой необходимо для начала оценить – сможет ли организация улучшить данные параметры, стоит обсудить данную проблему с руководителем. При этом важно, чтобы монолог не был похож на жалобу или обвинения. Главное – это добиться решения проблемы, а не усугубить межличностные отношения;
  • при перегруженности работой не стоит взваливать на себя дополнительные поручения, иногда надо уметь отказывать. Главное, чтобы отказ не выглядел резким, важно дать понять, что вы можете выполнить новое задание, если вас освободят от нескольких уже имеющихся обязанностей;
  • если поручение непонятно, не нужно бояться попросить разъяснения. Это избавит от лишнего стресса при выполнении задания, которое не до конца ясно;
  • отрицательные эмоции лучше выплёскивать в приемлемой форме. Не стоит конфликтовать с начальником или коллегами, лучше разорвать старую бумагу, а в выходной день заняться активным видом спорта (футболом, теннисом) или посетить фитнес-зал. Это более разумные выходы для гнева;
  • если работа слишком напряжённая, стоит периодически от неё отдыхать. Десяти-пятнадцати минут в течение дня для расслабления хватит, чтобы работа оставалась продуктивной;
  • лучше заранее спланировать свою деятельность, включая запасные планы в случае неудачи. Рассеянность может спровоцировать стресс, а при наличии дополнительного плана можно будет отгородиться от лишних нервов;
  • при переговорах лучше тщательно продумать стратегию, в том числе возражения оппонента, чтобы быстрее ориентироваться в диалоге. Есть закон в психологии – если подсознательно быть готовым к негативному исходу и мысленно пережить его, то, случись неудача в реальности, будет проще справиться с ней;
  • стоит разграничивать рабочие отношения с личными. Бывает так, что в одной организации работают родственники или супруги, поэтому лучше в таком случае заранее договориться о соблюдении делового этикета.

Лучше уметь предотвратить стресс, чем бороться с ним. Соблюдая данные рекомендации в деловых отношениях с коллегами и руководством, можно работать эффективно, при этом сохраняя душевное равновесие.

Факторы повышения эффективности

Знание делового этикета – это только половина успеха. Важно также знать о том, как можно повысить эффективность того или иного вида делового общения. Основные факторы, которые способствуют успешности коллективной работы.

  • Руководителем должны создаться благоприятные условия для того, чтобы сотрудникам было комфортно обсуждать те или иные проблемы. Такая обстановка будет способствовать развитию дружеских отношений в коллективе.
  • Совещание важно организовать вовремя, при этом важно, чтобы сотрудники были готовы к нему.
  • Во избежание конфликтных ситуаций (критики, жалоб, упреков в адрес друг друга) руководитель должен создать непринуждённую, но рабочую атмосферу. Важно, чтобы каждый участник процесса чувствовал себя значимым. Но главное здесь – это не переборщить с непринуждённостью, иначе деловое совещание станет напоминать собрание друзей.
  • Обязательно нужно вести записи. Руководитель может делать заметки в блокноте о конкретных предложениях и о том, кем эти предложения выдвигались. В ходе совещания накопится нужная информация в письменной форме, которую в дальнейшем можно будет применить при работе.
  • Каждый сотрудник должен быть задействован в процесс. Высказаться обязаны все, и лучше предоставлять слово от младших по статусу сотрудников к старшим. У неопытных работников не появится чувство страха выступать после озвучивания мнения руководства, поэтому лучше дать сначала им слово.
  • Руководитель обязан учитывать мнение каждого члена группы. Если мнение ошибочно, то имеет смысл разобраться в причине возникновения этой позиции, иначе сотрудник её не поменяет.

И лучше избегать голосования. Таким образом, деловое общение с учётом данных факторов будет не только правильным, но и эффективным.

Памятка на каждый день: ключевые тезисы

Для успешного взаимодействия между сотрудниками нужно усвоить основные правила ежедневного делового этикета. И распространяться они обязаны на каждого человека, а не только на начальника. Наличие устойчивых, типовых формул являются неотъемлемой частью построения коллективных отношений на любой работе.

Общение на деловой встрече происходит следующим образом:

  • сначала происходит приветствие. Мужчины должны первыми поприветствовать женщин, а те, кто младше по возрасту или статусу, приветствуют представителей старшего поколения или руководителей;
  • для знакомства необходимо представить себя. Обычно данная схема выглядит как «Здравствуйте, я (имя), рад с вами познакомиться»;
  • приветствие можно завершить деловым комплиментом (это не похвала и не лесть), чтобы расположить к себе собеседника;
  • чтобы деловая беседа прошла хорошо, нужно быть к ней готовым и продумать свою речь. Важно, чтобы царила доверительная и дружелюбная атмосфера;
  • после того как решение найдено, деловую встречу нужно завершить. Главное – не следует прощаться навсегда, лучше намекнуть собеседнику на продолжение дальнейшего сотрудничества.

В деловой сфере могут присутствовать ситуации поздравлений по случаю того или иного праздника (от государственного до личного). Эти знаки внимания можно оказать как в устной, так и в письменной форме, при этом поздравление в письме представляет собой более высокую ценность.

Если сотрудник потерял близкого человека или кто-то из его окружения заболел, важно в данной ситуации выразить сочувствие. Но форма проявления сочувствия должна иметь сдержанную форму. Важно учесть эмоциональные реакции у мужчины и женщины. Мужчине нужно посочувствовать несколькими словами, рукопожатием или участливым прикосновением к плечу. Женщину важно спросить о том, что случилось, и выслушать её.

Что касается речевых форм, с помощью которых можно выразить сочувствие, то оптимальной формой будет выражение: «я вам сочувствую», «я вам соболезную» или «я сожалею». Можно обратиться к более открытым формам, например: «Как это произошло? » «Чем я могу вам помочь? » или «Как вы сейчас себя чувствуете? »

Необходимо знать данные правила для того, чтобы деловое общение не выходило за рамки, не провоцировало конфликтные ситуации.

Владение данными навыками поможет сотруднику заслужить уважение коллег и начальника, и впоследствии продвинуться вверх по карьерной лестнице. Таким образом, ежедневное следование перечисленным правилам поможет в построении успешных отношений в рабочей сфере.

В следующем видео вас ждут секреты общения от Радислава Гандапаса.

Комментарии
Автор комментария